Ճիշտ կազմված հաշվետվությունը ծառայության գլխավոր պատասխանատուին օգնում է կայացնել հիմնավորված որոշումներ և խորհուրդներ տալ թիմին։ Հաշվետվությունը պետք է պարզ կերպով արտացոլի աշխատանքների առաջընթացը, իսկ դրա կազմումը թիմից հավելյալ ջանքեր չպետք է պահանջի։          

Ինչպե՞ս գնահատել առաջընթացը և կազմել հաշվետվություն ճկուն (agile) մոտեցմամբ  

  • Մշտապես պլանավորեք աշխատանքները՝ ձևավորելով ձեր տեսլականը, նպատակները և խնդիրները։ Ըստ այդմ կազմեք ճանապարհային քարտեզ, իրականացրեք նախանշված քայլերը և ստացված արդյունքների համեմատմամբ վերլուծեք ձեր առաջընթացը։ 
  • Աշխատանքները կառավարեք թափանցիկ կերպով՝ թիմի առաջադրանքները հասանելի դարձնելով բոլորին։ Դա սովորաբար իրականացվում է՝ կատարված և ակնկալվող աշխատանքը քարտեզագրելով աշխատանքային տարածքի պատերի վրա, օրինակ՝ կպչուն թղթիկներով, կամ առցանց միջավայրում՝ նախագծերի կառավարման գործիքների միջոցով։ 
  • Ձեր թիմի անդամների և ամբողջ կազմակերպության հետ կազմակերպեք առերես հանդիպումներ` ստենդափների (stand-up), ցուցադրությունների (show and tell), հետահայաց քննարկումների (retrospective) ձևաչափով։      

Եթե նախատեսում եք կազմել կամ պահանջել հավելյալ հաշվետվություն, համոզվեք, որ այն իսկապես անհրաժեշտ է և կարևոր։

Հաշվետվություններ ներկայացնելու հաճախակի պահանջը կարող է բացասաբար անդրադառնալ աշխատանքի վրա, քանի որ թիմը աշխատանքին հատկացված ժամանակը ծախսելու է դրանք կազմելու վրա։ Սա հատկապես կարևոր է նկատի ունենալ, երբ հարկավոր է առանց ավելորդ ժամանակ կորցնելու անցում կատարել աշխատանքի իրականացման հաջորդ փուլին՝ չազդելով թիմի արդյունավետության վրա։ 

Ինչպե՞ս կազմել հաշվետվություն, երբ ծառայությունն ունի մեկից ավելի թիմեր   

Եթե ծառայությունն ունի մեկից ավելի թիմեր, կիրառեք հաշվետվության միասնական ձև, որի շնորհիվ դուք ավելի արդյունավետ կերպով  կկարողանաք՝  

  • տեսնել առաջընթացը,
  • աջակցել ծառայության թիմերին,
  • կայացնել հիմնավորված որոշումներ, 
  • հաղորդակցվել կազմակերպության բոլոր անդամների հետ։ 

Միևնույն ժամանակ նկատի ունեցեք, որ միանման կերպով աշխատելու պահանջը պետք է կիրառել այնքանով, որքանով այն չի խանգարի թիմերի աշխատանքի արդյունավետությունը, քանի որ թիմերն ունեն իրենց աշխատանքի յուրահատկությունները։ 

Նկատի ունեցեք նաև, որ եթե հաշվետվությունը ներկայացնելու է ծառայության մատակարարը, ապա յուրաքանչյուր փուլում պետք է ապահովվի, որ դուք կարողանաք տեսնել՝ ինչ աշխատանքներ են կատարվում։   

Գործիքներ և ձևանմուշներ 

Կարող եք կիրառել ծառայությունների նախագծման մի շարք առցանց գործիքներ, ինչպիսիք են Trello-ն, Asana-ն, Jira-ն և այլն։