Page contents:
Քայլ 1. Ներգրավեք մասնակիցների
Գործընթացների քարտեզագրումն իրականացրեք ինտերակտիվ եղանակով․ ներգրավեք այն անձանց և թիմերին, որոնք աշխատում են գործընթացի տվյալ փուլում։ Պետական ծառայությունների պարագայում այդպիսիք կարող են լինել օգտատերերի զանգերին պատասխանող կամ հայտերը մշակող օժանդակ թիմերի ներկայացուցիչները։ Մարդկանց լայն շրջանակ ներգրավելը կօգնի գործընթացի վերաբերյալ ավելի հստակ պատկեր ունենալ: Ծառայության պատասխանատուն ևս պետք է ներգրավված լինի տվյալ գործընթացում։
Քայլ 2. Սահմանեք գործընթացի սկիզբն ու ավարտը
Սկսեք քարտեզագրել գործընթացը՝ հստակ սահմանելով, թե որտեղից է այն սկսվելու և որտեղ՝ ավարտվելու։ Այլ կերպ ասած՝ նախ հստակեցրեք գործընթացի շրջանակը, որի վրա պետք է լինի հիմնական կենտրոնացումը։
Օրինակ՝ եթե ցանկանում եք բարելավել փոստային լիցենզիայի տրամադրման գործընթացը, ձեր առաջին քայլը կարող է լինել «օգտատիրոջ գրանցումը», իսկ վերջինը՝ «լիցենզիայի հաստատումը»:
Քայլ 3. Քարտեզագրեք գործընթացի քայլերը
Խորհուրդ ենք տալիս գրանցել գործընթացի յուրաքանչյուր քայլը: Դա պետք է կատարեն գործընթացի բոլոր մասնակիցները, ինչի շնորհիվ պարզ կդառնա նրանցից յուրաքանչյուրի տեսակետը գործընթացի վերաբերյալ: Առցանց հարթակներում գործընթացները կարելի է ներկայացնել հետևյալ հիմնական քայլերով՝ օգտատերերի գրանցում, տվյալների լրացում, լիցենզիայի կամ դիմումի տրամադրում և այլն:
Առաջարկված քայլերը հաստատելուց հետո որոշեք՝
- ով է կատարում այդ քայլը (օրինակ՝ օգտատեր, թիմ կամ անհատ),
- որքան է տևում այն (աշխատանքի փաստացի ժամանակը),
- որքան է տևում հաջորդական քայլերի միջև ընկած դադարը:
Մեկ ամբողջական գործընթացի տևողությունը մեկ շրջափուլ է (ցիկլ): Գործընթացը և նրա քայլերը կարելի է ամրագրել տարբեր մեթոդներով՝ գծագրելով թղթի վրա, «Excel» աղյուսակով, «Visio»-ով կամ անվճար այլ առցանց ծրագրերով: Անկախ կիրառվող գործիքից՝ համոզվեք, որ քարտեզագրման արդյունքում արտացոլվում է իրական գործընթացը, այլ ոչ թե որևէ փաստաթղթում ամրագրված ստանդարտ ընթացակարգ։
Առաջարկներ
- Ուշադրություն դարձրեք տվյալներին. օրինակ՝ եթե վստահ չեք, թե որքան է տևում գործընթացի որևէ քայլ, ապա կարող եք այդ տեղեկատվությունը ստանալ տվյալ աշխատանքն իրականացնող թիմից,
- ստուգեք ճշգրտությունը. քարտեզագրման ընթացքում գուցե պարզվի, որ թիմի անդամները գործընթացի որոշ քայլերի շուրջ չեն կարողանում համաձայնության գալ։ Հետևաբար պետք է հանդիպել տարբեր թիմերի և պարզել մանրամասները,
- օգտատերերից տվյալներ հավաքեք. եթե ընթացիկ գործընթացում օգտատերերը տվյալներ են տրամադրում, հետևեք, թե դա ինչպես է արվում։ Օրինակ՝ իրականացրեք թեստավորումներ, ուսումնասիրեք հեռախոսազանգերի միջոցով տեղեկատվության հավաքման գործընթացին, այցելեք պետական սպասարկման կենտրոններ և այլն,
- հաշվի առեք գործընթացի ինչպես անցանց, այնպես էլ առցանց հատվածները. եթե գործընթացի մի մասը ներառում է այցելություն սպասարկման կենտրոն կամ պետական գրասենյակ, դա ևս ներառեք գործընթացում և հավաքեք ճշգրիտ տվյալներ օգտատերերի փորձառության վերաբերյալ:
Քայլ 4. Բացահայտեք խնդիրներն ու բարելավման ենթակա ոլորտները
Սա գործընթացի քարտեզագրման ամենաբարդ մասերից է և ենթադրում է յուրաքանչյուր փուլի ուսումնասիրություն՝ հայտնաբերելու ռեսուրսների վատնման հնարավոր հատվածները, ինչպիսիք են՝
- կրկնակի աշխատանքը (դիմումներում առկա սխալներ կամ նախորդ տարբերակին վերադառնալու անհրաժեշտություն),
- ուշացումները (մեծաքանակ դիմումների պատճառով և այլն),
- գերծանրաբեռնվածությունը (հավաքվում ավելի շատ տվյալներ, քան պահանջվում է):
Նշված տեղեկատվությունը կարող եք ստանալ, օրինակ, սպասարկող թիմերից։ Եթե նրանք նշել են, որ հաճախ դիմումները սխալ են ներկայացվում, այդ փաստը պետք է ուշադրության կենտրոնում պահել, ինչպես նաև պարզել, թե դիմումների մոտ քանի տոկոսն է սխալներով լրացվում։
Ձեր ստեղծած քարտեզում ընդգծեք գործընթացի այն հատվածները, որոնք բարելավման կարիք ունեն՝ համոզվելով, որ դրանք կարող են վերանայվել և դառնալ նոր թվային ծառայության նախագծման մի մասը:
Քայլ 5. Արդյունքով կիսվեք թիմի անդամների հետ
Քարտեզագրելուց և վերլուծելուց հետո գործընթացները հասանելի դարձրեք թիմի անդամներին և հավաքեք նրանց վերջնական արձագանքներն ու մեկնաբանությունները: Դրանք դիտարկեք որպես հնարավորություն՝ ևս մեկ փուլով բարելավելու թվային ծառայության գործընթացի քարտեզագրումը:
Comments